- 就業規則に規定がなくても、欠勤の状況からみて合理的な理由があれば、会社は診断書の提出（受診）を命じることができる。命じる際は、なぜ診断書が必要かを具体的に示し、医療機関の選び方や予約の時期にも配慮したうえで、書面で指示する。
- 合理的な指示に従わないまま欠勤が続く場合は、無断欠勤として注意・指導や懲戒処分を段階的に検討する。ただし、精神的な不調が明らかな場合は、懲戒の前に受診の勧奨や休職を検討する必要がある。
- 反対に、長期の欠勤がないのに、診断書を出さないことだけを理由に休職を命じると、無効とされるおそれがある。
はじめに
体調不良を理由に欠勤する社員に診断書の提出を求めても、応じない社員がいます。中には、長文の抗議文を送ってきて強く抵抗する社員もいます。
この記事では、診断書の提出を拒む社員に対して、会社がどのような手順で対応すればよいかを解説します。
弁護士のコメント
「診断書を出してください」と言われると突然反抗的になり、「プライバシーの侵害だ」「パワハラだ」と言い出すこともあります。このような言い分にすぐに弱気になるのではなく、必要な業務命令を出して対応することが大切です。
同じようなお悩みは、早めに弁護士へご相談ください
対応を誤ると、解雇無効やハラスメント主張など、会社側のリスクにつながります。労務問題対応の経験が豊富な弁護士が、具体的な状況に応じた対応方針をご案内します。
Q 診断書の提出を命じる際のポイントは？
就業規則に規定がなくても診断書の提出を命じられるか
就業規則に規定がなくても、合理的な理由があれば、医師の受診や診断書の提出を命じることは可能です。
例えば、京セラ事件（東京高判昭和61年11月13日 労働判例487号66頁）は、就業規則に受診命令の規定がない事案でした。裁判所は、会社による指定医の受診指示について、「労使間における信義則ないし公平の観念に照らし合理的かつ相当な理由のある措置であるから、就業規則等にその定めがないとしても指定医の受診を指示することができ」ると判断しています。
したがって、診断書の提出を求めること自体には、就業規則上の規定は必須ではありません。
ただし、提出命令に従わなかったことを理由に懲戒処分をするには、就業規則に懲戒の種類と事由が定められ、社員に周知されていることが必要です（フジ興産事件・最二小判平成15年10月10日 労働判例861号5頁）。規定の整備については、後記の「診断書を出さなかったこと自体を理由に懲戒処分をしてよいか」も参照してください。
診断書の提出を命じるために必要な事情は
診断書の提出を命じるには、業務上の必要性が求められます。例えば、懲戒処分や休職発令の要否、今後の勤務体制を検討するために、健康状態を確認する必要がある場合です。
上記の京セラ事件も、休職期間の満了が迫る中で、その病気が業務上のものか否かが問題となり、労働者から疑問のある診断書が提出された事案でした。
そのため、診断書の提出を命じる際には、なぜ診断書が必要なのかという理由を併せて通知することが必要です。例えば、次のような理由を説明することが重要です。
- 欠勤が数日続いているため、体調を確認したうえで今後のシフトを決める必要がある
- 欠勤が断続的に続いており、休職事由に当たるかを確認する必要がある
弁護士のコメント
例えば2週間に4回以上、「体調不良」で欠勤や遅刻・早退をしているようなケースでは、本来の仕事ができているとは言い難いため、診断書の提出を求める必要性が高いと考えます。他方で、散発的に1回程度欠勤した場合には、診断書の提出を求める必要性を補う事情（例えば、主要な行事に限って欠勤している傾向があるなど）があるかも検討することになります。
診断書の提出を命じる際にはどのような配慮をすべきか
基本的には、本人に主治医を探して受診し、診断書を取得するよう指示することになります。その際、病院を本人に選ばせる、会社が複数の病院を候補として挙げて本人に一つを選ばせるといった配慮が考えられます。
また、受診までに期間を要する場合には、少なくとも1週間以内に病院の予約を入れるよう命じるなどの工夫も必要です。
受診先の確保が難しい場合、産業医がいる会社では、産業医面談を経由する方法もあります（下記コメント参照）。なお、常時50人未満の事業場には産業医の選任義務がないため、産業医がいない会社では、地域産業保健センターの利用も考えられます。
あわせて、診断書に記載を求める事項は必要な範囲に絞ることが望ましいといえます。病名そのものよりも、「就労が可能か」「休業が必要な場合はその期間」「就業上配慮すべき事項」が分かれば、会社として判断できることが多いと考えられます。
健康情報は個人情報保護法上の「要配慮個人情報」に当たるため、利用目的を明示し、取り扱う人を限定するなど慎重に管理します。こうした配慮は、「プライバシーの侵害だ」という反論への備えにもなります。
弁護士のコメント
岡山県内の場合、精神科の新規の受診予約は1か月以上先となることが多いようです。
このため、場合によっては産業医と面談してもらい、そこから精神科の医師につないでもらうなどして、早期に受診してもらうよう工夫することも考えられます。
ここまでのまとめ
以上より、診断書の提出を命じる際には、次の点がポイントとなります。
- 診断書を提出してもらうことが必要な理由を具体的に説明する
- 病院を本人に選ばせる、ひとまず受診予約を入れるよう指示するなど、本人の実情に配慮する
- 診断書に求める記載を、就労の可否など必要な範囲に絞る
これらを反映した業務指示書を交付し、診断書の提出を命じることになります。口頭や電話だけで済ませず、書面（またはメール）で指示し、送付した記録を残しておくことが重要です。
Q それでも診断書を出さない社員への対応は？
無断欠勤として扱ってよいか
合理的な提出命令を出しても応じない社員の欠勤は、無断欠勤として扱わざるを得ないと考えます。具体的には、次のような段階的な対応です。
- 厳重注意
- 無断欠勤を理由とする懲戒処分
- それでも改善がない場合は、より重い懲戒処分
- それでも欠勤が続く場合は、解雇も視野に入れる
この場合、社員からは「体調不良なのに出社しろということか」「体調不良に配慮しない会社には安全配慮義務違反がある」といった反論が出ることも予想されます。
このような反論に備え、提出命令の理由や配慮の内容を記録に残しながら、懲戒処分等を進めることになります。
ただし、精神的な不調が明らかな場合には、懲戒処分の前に休職等を検討すべきです（次の項目で解説します）。
弁護士のコメント
懲戒処分を行う際には弁明の機会の付与が必要です。ただ、「体調不良」と称して就労していない社員を呼び出して弁明を聞くことは、できない場合もあります。このような場合には、記録を残しながら弁明を求める書面を送付し、弁明を確認したうえで懲戒処分に臨むことになります。
休職を検討すべきケースは
診断書こそ出ていないものの、病気であることが明らかなケースでは、懲戒処分や解雇の前に休職を検討することになります。
例えば、明らかに妄想めいた言動をして出勤してこなくなったようなケースでは、休職命令を出したうえで経過を見ることになります。休職期間が満了しても復職できない場合には、就業規則に従って退職等の手続を検討します。
この点について判断したのが、次の裁判例です。
（参考裁判例：日本ヒューレット・パッカード事件・最二小判平成24年4月27日 労働判例1055号5頁）
被害妄想など精神的な不調が疑われる状態で約40日間欠勤を続けた社員を、会社が無断欠勤として諭旨退職の懲戒処分とした事案です。最高裁は、会社としては、精神科医による健康診断を実施するなどしたうえで、その診断結果等に応じて、必要な場合は治療を勧めたうえで休職等の処分を検討し、その後の経過を見るなどの対応を取るべきであったとしました。そのうえで、こうした対応を取らずに直ちに無断欠勤として諭旨退職とした措置は、精神的な不調を抱える労働者に対する使用者の対応として適切なものとはいい難いとして、この欠勤は就業規則上の「正当な理由のない無断欠勤」に当たらず、処分は無効であると判断しています。
なお、この事件は、会社が受診を命じないまま懲戒処分に進んだ事案です。
受診命令を出したうえで拒否された場合とは事情が異なりますが、精神的な不調がうかがわれる社員については、受診命令を拒否された後も、直ちに重い処分に進むのではなく、休職等の選択肢を検討しておくことが望ましいと考えます。
欠勤が続いていない場合に休職を命じてよいか
一方、欠勤が続いていない事案で、診断書を出さないことを理由に休職を命じることには注意が必要です。次の大阪地裁の裁判例からは、診断書が出ないというだけでは、就業規則上の休職事由を満たすとは限らないことが分かります。休職を命じる場合は、自社の就業規則の休職事由に照らして、欠勤の状況などの具体的な事情があるかを確認する必要があります。
（参考裁判例：大阪地判令和2年7月9日 労働判例1245号50頁）
職場での趣旨不明な言動が多数あった社員が診断書の提出を拒否したことを踏まえ、会社が「私傷病により長期に欠勤が見込まれるとき」という休職事由に基づいて休職を命じた事案です。裁判所は、社員の欠勤が続いている状況ではなかったこと等を理由に休職命令を無効とし、休職期間満了による退職も無効としたうえで、会社に800万円を超える賃金の支払いを命じました。
診断書を出さなかったこと自体を理由に懲戒処分をしてよいか
診断書を出さなかったこと自体を理由とする懲戒処分もあり得ると考えます。
診断書の提出命令が業務上必要かつ相当な業務指示であれば、その指示に違反したことは、懲戒事由（業務命令違反）を構成し得るためです。
最高裁も、就業規則に健康管理に関する規定がある事案で受診命令の効力を認め、その拒否を理由とする懲戒処分（戒告）を有効としています（電電公社帯広局事件・最一小判昭和61年3月13日 労働判例470号6頁）。
ただし、欠勤が比較的軽微な場合には、そもそも提出命令の必要性・合理性が否定されて業務指示が適法でないとされ、懲戒処分も無効と判断される可能性が高くなります。
弁護士のコメント
診断書の提出命令の根拠規定を就業規則に定めておくと、その要件に該当する場合には、診断書の提出命令の適法性を担保しやすくなります。就業規則に必要な規定があるか、弁護士などに確認してもらいながら規則を整備することが重要です。
対応の進め方に迷ったら、早めにご相談ください
懲戒処分に進むべきか、休職を先行させるべきかの判断は、記録の内容や就業規則の定め方によって変わります。問題社員対応の経験が豊富な弁護士が、具体的な状況に応じた進め方をご案内します。
残しておくべき資料
後に紛争となった場合に備え、次の資料を残しておきます。
- ☐ 欠勤・遅刻・早退の記録（勤怠記録）
- ☐ 本人からの欠勤連絡の内容（メール、LINE、電話のメモ）
- ☐ 診断書の提出を求めた業務指示書と、その送付記録（メールの送信履歴、郵便の配達記録など）
- ☐ 本人からの回答や抗議文
- ☐ 面談を行った場合の面談記録
- ☐ 懲戒処分の前に弁明を求めた書面と、本人の回答（回答がなかった場合はその経過）
- ☐ 就業規則（休職、懲戒、受診命令・診断書提出に関する規定）
避けるべき対応
- 電話や口頭だけで提出を求め、記録が残っていない
- 理由を説明しないまま「とにかく診断書を出すように」と命じる
- 病名や詳しい病状の開示にこだわる
- 診断書が出ないことを理由に、段階を踏まずに解雇する
- 精神的な不調がうかがわれるのに、受診の勧奨や休職を検討せずに懲戒処分へ進む
- 長期の欠勤がないのに、診断書を出さないことだけを理由に休職を命じる
Q 弁護士に相談すべきケースは？
弁護士に相談すべきケース
- 診断書の提出を求めても、社員が「プライバシーだ」などとして応じない
- 提出された診断書の内容が曖昧で、病気と欠勤の関連性が読み取れない
- 診断書が出ないまま欠勤が続き、解雇や懲戒処分を検討したいが手順に自信がない
- 主治医への照会や産業医面談など、医学的な確認をどう進めればよいか分からない
- 就業規則に受診命令・診断書提出に関する規定がなく、対応の根拠に不安がある
特に、最初の業務指示書を出す前の段階でご相談いただくと、指示の理由や記載事項を整えることができ、その後の対応を進めやすくなります。
当事務所の対応の例
当事務所では、診断書の提出を拒む社員への対応として、まず欠勤や拒否の状況等を確認し、診断書の提出を求める業務指示書を作成します。そのうえで、それでも提出を拒否するケースでは、懲戒処分等を含めた対応を講じ、そのための書面を作成するなどいたします。
これらの対応により、「パワハラだ」等の反論に備えた記録と書面を整えながら必要な労務管理を進めるとともに、経営者が問題社員への対応に悩む時間を減らし、本業に専念できるようにします。
（以上の対応は一例であり、実際のご案内は、具体的な事案により異なります）
まとめ
診断書を提出しない社員への対応は、理由を示した適法な提出命令を書面で出すことが最初の一歩です。それでも応じない場合には、無断欠勤としての注意や懲戒処分等を段階的に検討します。ただし、精神的な不調が明らかな場合は休職等を先に検討し、反対に、欠勤が続いていない場合に安易に休職を命じないよう注意が必要です。
早い段階で弁護士に相談することで、手順の誤りによるリスクを抑え、経営者が問題社員への対応に悩む時間を減らすことができます。
継続的なご相談は顧問弁護士サービスをご検討ください
今回のような従業員対応は、単発の相談だけでなく、日頃から気軽に相談できる体制があることで、初動対応のスピードと質が大きく変わります。稲田経営法律事務所の顧問弁護士サービスでは、労務トラブル全般について継続的にサポートします。
監修弁護士の紹介
稲田拓真（岡山弁護士会）
岡山市に拠点を持つ「困った従業員・問題社員への対応」などの労働問題に強い弁護士。東京で4年以上、労働問題に対応し続けた経験を持つ。この経験や最新判例、人間心理の知識を生かし、迅速に解決策の提案と実行をサポート。「早々にご回答ありがとうございます」等の言葉をいただきながら、日々岡山の社長のために奔走している。
