このような欠勤・休職への対応でお困りではありませんか
- 突然「休養が必要」という診断書を提出された
- 体調不良を理由とする欠勤が何か月も続いている
- 休職と復職を繰り返す社員への対応に困っている
- 問題社員への対応中にメンタル不調を訴えられた
- 休職期間が満了するが、退職扱いにしてよいかわからない
- 本人と連絡が取れず、診断書も提出されない
- 就業規則の休職規定が十分なのか不安がある
欠勤・休職の案件では、「診断書が出たから何もできない」と放置することも、逆に会社だけの判断で退職・解雇まで進めることもリスクがあります。
現在どの段階にあり、今何を記録し、どのような出口を目指すのかを整理することが重要です。
欠勤・休職対応は「今どの段階か」で対応が変わります
当事務所では、大きく3つの場面に分けて対応を考えます。
突然、診断書を提出された場合
まず診断書の内容と就業規則を確認し、就労を継続させるのか、休職を命じるのかを判断します。
必要に応じて就労禁止通知書や休職命令書を作成し、休職期間、連絡方法、診断書の提出、復職条件などを明確にします。
体調不良による欠勤を繰り返している場合
欠勤日時・理由・連絡状況を記録し、必要に応じて診断書の提出を求めます。
欠勤を曖昧な状態のまま続けさせず、就業規則に基づき、出勤指示、休職命令その他の対応へ進めるかを判断します。
すでに休職している場合
休職を命じた後も、定期的な状況確認、診断書の管理、復職可否の判断が必要です。
復職が難しい場合には、就業規則の内容とこれまでの経緯を確認し、休職期間満了時の取扱いや退職合意などを検討します。
当事務所の欠勤・休職への対応方針
診断書だけで判断せず、就業規則と実際の就労状況を確認します
診断書に「休養を要する」「復職可能」と書かれているだけで、会社としての対応が自動的に決まるわけではありません。
本人の業務内容、勤務状況、主治医の意見、必要に応じた産業医等の意見、就業規則の休職・復職規定を確認し、会社としての判断を行います。
医学的な意見と、会社が求める具体的な職務遂行能力を分けて考えることを重視しています。
重要な判断は書面に残します
欠勤・休職案件では、後になって
「休職を命じられた覚えはない」
「復職を希望したのに拒否された」
「会社から連絡がなかった」
などと主張されることがあります。
そのため、休職命令、診断書提出要請、連絡要請、復職条件、期間満了時の取扱いなど、重要な事項はできるだけ書面化します。
最初から「出口」を考えて対応します
休職を命じること自体が目的ではありません。
最終的には、
- 元の業務へ復職する
- 配慮を行いながら復職する
- 退職について合意する
- 就業規則に基づき休職期間満了時の取扱いを行う
など、いずれかの出口を検討する必要があります。
当事務所では、目の前の診断書への対応だけでなく、数か月後にどのような状態を目指すのかまで考えて初動を組み立てます。
労働問題を中心に取り扱う弁護士に依頼するメリット
現在の状況に応じた対応手順を整理できます
代表弁護士は2019年の登録以来、経営者側の労働問題を中心に100件を超える案件に対応してきました。
欠勤開始直後、診断書提出後、休職中、復職判断、休職期間満了前では、それぞれ必要な対応が異なります。
まず就業規則とこれまでの経緯を確認し、**「今すぐすること」と「今後想定される出口」**を整理します。
必要な書面を弁護士が作成します
事案に応じて、
- 診断書提出要請書
- 就労禁止通知書
- 休職命令書
- 出勤・連絡要請書
- 復職に関する通知書
- 休職期間満了に関する通知書
- 退職合意書
などを作成します。
書面の内容だけでなく、いつ、どの方法で交付・送付し、どのような記録を残すかまでご案内します。
休職と問題社員対応が重なる事案にも対応します
問題行動について指導していた社員が、その途中でメンタル不調を訴え、診断書を提出することもあります。
このような場合には、健康上の問題と、それ以前から存在する問題行動を混同せずに整理する必要があります。
休職中の療養には配慮しつつ、従前の指導記録や問題行動についても証拠を残し、復職後を含めた対応可能性を検討します。
就業規則の休職規定もあわせて見直します
欠勤・休職トラブルでは、実際に問題が起きてから就業規則を確認すると、必要な規定が不足していることがあります。
特に確認したいのは、
- 休職事由
- 休職期間
- 診断書の提出
- 必要に応じた医師の意見聴取
- 休職中の連絡義務
- 復職条件・復職手続
- 再休職時の期間通算
- 休職期間満了時の取扱い
- 有期雇用社員への適用
などです。
代表弁護士はこれまで20社以上の就業規則の見直しに関与しており、実際の紛争や相談で問題になった点を規定へ反映することを重視しています。
欠勤・休職に関する対応事例
ハラスメントとメンタル不調を主張する有期雇用社員について契約期間満了で終了
岡山県内の小売業で、有期雇用の従業員が「上司からハラスメントを受け、メンタル不調になった」と主張して長期間欠勤した事案です。
ハラスメントに関する資料を確認した上で、会社側から体調確認や診断書提出を求める書面を継続して作成しました。
また、復職可能性を否定するのではなく、体調に応じた勤務上の配慮も検討する姿勢を書面に残しました。
その結果、労働審判等の法的紛争や解決金の支払いに至ることなく、契約期間満了で雇用関係を終了することができました。
【弁護士コメント】
メンタル不調やハラスメントを主張された場合でも、会社が対応を止める必要はありません。
本人の健康状態に配慮しながら、会社が必要な確認・配慮を行った経緯を一つずつ記録しておくことが、その後の紛争予防につながります。
連絡が取れなくなった休職社員について退職合意を成立
学校法人で、有給休暇消化後から欠勤し、電話やメールへの応答もなくなった有期契約社員への対応事例です。
過去の休職発令がメール中心で行われており、休職開始時期や手続が明確でないことが問題となっていました。
そこで、就業規則・雇用契約書・連絡履歴を整理し、診断書提出、状況報告、連絡を求める書面を記録が残る方法で送付しました。
その後、本人から復職が難しいため退職したいとの連絡があり、退職合意書を作成して終了しました。
【弁護士コメント】
過去の手続に不備があっても、そこで対応を諦める必要はありません。
現在確認できる事実を整理し、必要な通知を適切に書面化することで、安全な解決につなげられる場合があります。
ご相談から解決までの流れ
1．初回相談
診断書、欠勤状況、就業規則、これまでの会社の対応などを確認します。
現在どの段階にあるのかを整理し、まず行うべき対応をご説明します。
2．必要な通知・書面を作成
診断書提出要請、休職命令、連絡要請、復職に関する通知など、現在必要な書面を作成します。
3．休職管理・復職判断
休職中の連絡方法や診断書管理を整え、復職時には必要な情報を収集して復職可否を判断します。
4．復職・退職等による解決
復職、退職合意、休職期間満了時の取扱いなど、事案に応じた出口を選択します。
5．再発防止
必要に応じて就業規則の休職・復職規定や社内書式を整え、次の案件では早い段階から適切に対応できる状態を作ります。
欠勤・休職への対応は、早い段階からご相談ください
欠勤・休職の問題は、数か月放置してから対応を始めるより、最初の診断書や欠勤が始まった段階から記録を残しておく方が、その後の選択肢を確保しやすくなります。
当事務所では、
「この診断書にどう対応すればよいか」
「いつまで休職させればよいのか」
「復職させるべきか、退職まで進められるのか」
という段階からご相談いただけます。
現在の就業規則とこれまでの経緯を確認し、会社として次に取るべき対応をご案内します。