能力不足の社員について、このようなお悩みはありませんか
同じミスを何度注意しても繰り返す
誤字脱字、入力ミス、確認漏れ、顧客対応の不備など、同じようなミスを何度も繰り返す社員への対応に悩む会社は少なくありません。
上司としては「何度も注意しているのに、なぜ直らないのか」と感じる一方、注意を続けても改善せず、周囲の社員の負担が増えてしまうこともあります。
採用時に期待していた仕事を任せられない
中途採用では、一定の経験や能力を期待して採用したものの、実際には想定していた業務を任せられないというケースがあります。
本人の能力が不足しているのか、業務への慣れの問題なのか、会社側の指示や教育方法に問題があるのかを整理しないまま対応を進めると、後に紛争となる可能性があります。
指導しても改善しないが、退職・解雇まで進めてよいかわからない
能力不足が続くと、会社としては退職勧奨や解雇を検討したくなります。
しかし、ミスがあるというだけで直ちに退職・解雇へ進めるのではなく、これまでどのような指導を行い、どの程度の改善機会を与えてきたのかを確認する必要があります。
添付資料でも、誤字脱字や電話対応等の不備が繰り返されていた事案について、会社側の指導・支援体制が十分でなかったことなどから、処分が無効とされた裁判例が整理されています。
「仕事ができない」という評価をどう記録すればよいかわからない
「能力が低い」「仕事が遅い」という評価だけでは、後から第三者に問題点を説明することが困難です。
能力不足への対応では、会社の評価を具体的な事実に置き換え、その後の指導と改善状況まで記録することが重要です。
当事務所の能力不足社員への対応方針
「仕事ができない」を具体的な事実にします
当事務所では、まず会社が感じている「能力不足」の内容を具体化します。
例えば、
- いつ、どのようなミスが発生したのか
- 本来どのような処理をすべきだったのか
- 会社がどのような指示をしていたのか
- 同じ問題が何回発生しているのか
といった事実を整理します。
「この社員は仕事ができない」という評価ではなく、何ができていないのかを第三者にも説明できる状態にすることから始めます。
ミスの回数だけでなく、会社への影響まで記録します
同じミスでも、その影響は事案によって異なります。
単純な誤字なのか、顧客への誤案内につながったのか、他の社員による修正作業が必要になったのか、会社に損害が生じたのかによって評価は変わります。
そのため、
- ミスの内容
- 発生頻度
- 修正に要した時間
- 顧客への影響
- 他の社員への負担
まで記録することを重視します。
添付資料でも、単にミスを記録するだけでなく、そのミスがどのような悪影響をもたらしたのかを残すことが重要と整理されています。
改善すべき内容と方法を具体的に示します
「もうミスをしないでください」と伝えるだけでは、十分な改善指導にならない場合があります。
そこで、
- 提出前にチェックリストを使用する
- 上司による確認を受けてから提出する
- 一定の段階で進捗報告を行う
- 電話対応の手順を決める
など、具体的な改善方法を本人に示します。
本人が何をすれば改善できるのかを明確にした上で、その方法を実行しているか確認することが重要です。
将来の退職・解雇まで見据えて対応します
能力不足社員への対応は、一度注意して終了するものではありません。
会社として改善方法を示し、一定期間その状況を確認した結果、それでも改善が認められない場合には、次の対応を検討します。
当事務所では、
指導
→ 改善状況の確認
→ 書面による警告
→ 必要に応じて配置等の検討
→ 退職勧奨
→ 解雇の検討
という全体像を見ながら対応します。
目の前の一回の注意だけでなく、改善しなかった場合の出口から逆算して記録を残すことを重視しています。
能力不足社員への指導を具体化します
注意するだけでなく、ミスを防ぐ仕組みを作ります
能力不足への対応で重要なのは、強く叱ることではありません。
添付資料では、叱責そのものではミスを減らせず、ミスを発見する仕組みを指示し、それを実行したことを確認するプロセスが重要と整理されています。
例えば、
- チェックリストを作成する
- 作業終了後に自己確認を行わせる
- 上司への報告タイミングを決める
- 一定期間はダブルチェックを行う
といった方法を検討します。
改善策を具体化し、その実行状況まで確認することで、会社として必要な指導を行ったことを記録できます。
業務改善指示書・注意指導書を作成します
口頭で何度注意しても改善しない場合には、書面による指導を検討します。
業務改善指示書や注意指導書には、
- 問題となった具体的事実
- 会社が求める業務水準
- 改善すべき事項
- 改善のために行うべきこと
- 今後の確認方法
などを記載します。
単に「反省してください」と求める書面ではなく、本人が何を改善すればよいかが具体的にわかる書面にすることが重要です。
指導後の改善状況まで記録します
指導書を渡しただけでは、能力不足への対応として十分とはいえません。
その後、
- ミスが減ったのか
- 改善策を実行しているのか
- 新たな問題が発生していないか
- 本人が指導を受け入れているのか
を確認します。
改善が認められれば、そのまま継続して勤務してもらうことになります。
反対に、具体的な改善方法を示しても同じ問題が繰り返される場合には、その事実が次の対応を検討する材料になります。
パワハラと受け取られにくい指導方法を整理します
能力不足社員への指導が長期化すると、上司の不満が強くなり、指導方法も厳しくなりがちです。
しかし、強く叱責するだけでは改善につながらず、かえって会社側の指導方法を問題にされることがあります。
添付資料の裁判例でも、本人を立たせたまま指導するなどの方法が、本人を萎縮・困惑させ、指導・支援体制が十分ではなかったと評価されています。
そのため、
人格ではなく業務上の問題を指摘する
→ 改善方法を具体的に示す
→ 実行状況を確認する
という形で指導を進めます。
改善が見られない場合の出口を検討します
指導を続けるべきかを判断します
一度や二度の指導で改善が見られないからといって、必ずしも直ちに退職・解雇へ進むわけではありません。
本人の経験、業務内容、これまでの教育状況、改善の程度などを確認し、
「もう少し指導を続けるべきなのか」
「会社として十分な改善機会を与えたと評価できるのか」
を検討します。
退職勧奨による合意退職を検討します
十分な指導を行っても改善が見られず、今後も業務を任せることが難しい場合には、退職勧奨を検討することがあります。
その際には、
- これまでどのような問題があったのか
- 会社がどのような指導をしてきたのか
- その後もどの点が改善していないのか
を整理した上で、本人と今後について話し合います。
添付資料でも、改善指導を行ってもミスが直らない場合には、退職勧奨による解決を検討し、必要に応じて退職条件を提示する方法が示されています。
解雇を検討できる状態か確認します
退職勧奨による解決ができない場合には、解雇を検討することがあります。
その場合には、少なくとも、
- 能力不足を裏付ける具体的な記録があるか
- 求める業務水準を伝えていたか
- 改善方法を具体的に指示したか
- 改善する機会を与えたか
- 指導後も問題が継続しているか
を確認します。
能力不足の問題では、本人ができなかったことだけでなく、会社が改善のために何をしてきたのかも重要になります。
配置・担当業務の見直しも含めて比較します
現在の業務では十分な能力を発揮できていなくても、別の業務であれば対応できる場合があります。
そのため事案によっては、
- 担当業務の変更
- 配置の変更
- 業務範囲の見直し
なども選択肢として検討します。
当事務所では、退職・解雇だけを前提にせず、会社の規模や業務内容も踏まえて、現実的に取ることのできる対応を比較します。
当事務所が能力不足社員への対応で重視していること
「指導した」ではなく「改善できる指導だったか」を確認します
経営者から「もう何度も注意しています」と伺うことがあります。
しかし、重要なのは注意した回数だけではありません。
「ミスをするな」と繰り返し叱責していたとしても、本人がどうすれば改善できるのか具体的な方法を示していなければ、会社の指導が十分だったとは評価されない場合があります。
そのため当事務所では、本人が実際に改善できる内容の指示をしていたかまで確認します。
本人の能力だけでなく、会社の指導・支援体制も確認します
能力不足の問題では、本人側の問題だけを見ると判断を誤ることがあります。
添付資料の裁判例でも、本人に業務上の問題があった一方、会社側の指導方法や支援体制にも問題があり、改善の可能性が残っていたと評価されています。
そこで、
- 本人の経験に照らして適切な業務だったか
- 十分な説明や教育を行ったか
- 質問・相談できる体制だったか
- 改善のための期間を設けたか
も確認します。
最初の段階から後で説明できる証拠を残します
能力不足社員への対応は、数か月、場合によってはさらに長期間にわたることがあります。
その間の指導がすべて口頭で行われていると、最終的に退職・解雇を検討する段階になってから、
「具体的な記録が何もない」
ということがあります。
そのため、問題が長期化しそうな場合には、早い段階から、
問題行動
→ 指導内容
→ 改善方法
→ 本人の反応
→ 指導後の結果
を記録します。
注意指導・退職勧奨・解雇を一つの流れとして考えます
当事務所では、注意指導だけ、退職勧奨だけ、と対応を切り離して考えません。
能力不足が明らかになった段階から、
今どの程度の証拠があるのか
→ どのような指導が必要なのか
→ どの程度の期間を見るのか
→ 改善しなければ次に何をするのか
を整理します。
最初の指導段階から一貫して対応することで、改善した場合にも、退職・解雇を検討することになった場合にも、会社として説明できる状態を作ります。
能力不足に気づいた段階でご相談ください
まだ退職・解雇を決めていない段階でも相談できます
能力不足社員への対応は、解雇を決めてから弁護士に相談するよりも、早い段階で対応を整理する方が選択肢を残しやすくなります。
「ミスが増えてきた」
「何度か注意したが改善しない」
という段階でもご相談いただけます。
次に何を指導し、何を記録するか整理します
当事務所では、
- 次の面談で何を伝えるか
- どのような改善方法を指示するか
- 書面を作成すべきか
- どの資料を残しておくべきか
を具体的に整理します。
必要に応じて、注意指導書・業務改善指示書の作成や、面談の進め方についてもサポートします。
添付資料でも、能力不足社員への対応について、証拠確保の助言、指導書の作成、必要に応じた面談への同席、退職勧奨のサポートが弁護士に依頼するメリットとして挙げられています。
改善しない場合の次の対応まで見通しを立てます
能力不足社員への対応では、その場その場で注意を繰り返すのではなく、
改善した場合はどうするのか
改善しなかった場合はどうするのか
をあらかじめ整理しておくことが重要です。
当事務所では、注意・指導から退職勧奨、必要に応じた解雇の検討まで、会社の状況に応じて一貫してサポートします。